To-do list: produttivi ed efficienti sempre

 

Organizzare e pianificare la settimana e addirittura la giornata pensavo fosse il consiglio che davano a scuola.

Ma da quando sono diventata mamma ho scoperto che è la chiave per non impazzire tutti i giorni e ho sentito il bisogno di ripeterla anche nella mia attività di assistente virtuale.

Ma come si predispone una “to do list” efficace? Cosa deve contenere per essere davvero utile?

Ecco alcuni spunti per predisporla al meglio:

Scrivila! Mettere nero su bianco aiuta sempre, ti fa rendere conto effettivamente del tempo che devi dedicare. Puoi scriverla su un’agenda alla “vecchia maniera”, su Google calendar oppure sulle note del tuo smartphone. Per me è meglio farlo la sera prima in modo che la mattina sono già pronta per partire al meglio.

Comunque, sera o mattina il punto è solo uno: scrivere, scrivere e scrivere!

• La nostra lista deve essere proporzionata. Anche se si hanno moltissime cose da fare è sempre meglio non esagerare e scrivere solo quello che pensiamo di riuscire a fare in proporzione al tempo che abbiamo. L’ideale, secondo quanto riporta themuse.com è seguire la regola del 1-3-5, ovvero programmare tutti i giorni 1 compito importante da portare a termine, 3 compiti di media entità e fino a 5 compiti minori. Stilare un elenco infinito di cose è controproducente e, quando non si riuscirà a completare tutto, anche demoralizzante;

Dividila per priorità, riporta solo le cose importanti e che sono in linea con i tuoi obiettivi; Io mi aiuto con i colori, oltre ad avere un’agenda allegra, mi salta subito all’occhio il primo obiettivo;

• Predisponi una lista dettagliata e precisa, scrivere “lavorare al progetto” non aiuta e più efficace scrivere “trovare il titolo per il progetto” oppure “ scrivere almeno 300 parole per l’articolo”;

• Tenere in considerazione le proprie fasce orarie di rendimento massimo, ognuno di noi è diverso, c’è chi alle 7 del mattino ha già pronto a rivoluzionare il  mondo e chi non riesce a tenere aperti gli occhi nemmeno dopo il terzo caffè delle 10. Nel preparare la nostra lista dobbiamo tenerne conto, è inutile voler portare a termine l’obiettivo più importante della giornata quando le nostre pile sono esaurite;

• Last but not Least: spuntare una volta completato. È un passaggio che permette di archiviare, anche mentalmente, il proprio lavoro.

Il segreto del successo è quindi darsi degli obiettivi realistici, impegnarsi per portarli a termine e riprogrammare tutto per il giorno dopo. Seguendo questi consigli si riesce ad arrivare a sera soddisfatti della propria giornata, avendola resa produttiva al 100%.

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